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Autenticazione a distanza delle scritture private: l’impatto sul mercato immobiliare USA

Scritto da Fabio Giallanza

Autenticazione a distanza delle scritture private: l’impatto sul mercato immobiliare USA

Negli ultimi anni, sempre più Stati degli Stati Uniti hanno implementato misure volte ad eliminare l’elemento della presenza fisica per l’autenticazione di firme da parte di public notaries. Ciò si è realizzato attraverso l’introduzione della remote online notarization (conosciuta in forma abbreviata come “RON”), che attraverso l’uso di piattaforme elettroniche permette al firmante di collegarsi in videoconferenza con un public notary, il quale, dopo aver verificato l’identità del firmante procederà ad autenticare la firma elettronica apposta ad un documento in sua presenza.

Si tratta di un esempio di informatica al servizio del diritto, e di un trend che la recente epidemia di COVID-19 ha imposto di accelerare. Alcuni stati hanno adottato legislazione d’emergenza per autorizzare l’uso della RON, che si è imposta come la nuova prassi per i rogiti immobiliari e per altri atti di importanza quotidiana nella pratica civilistica statunitense. Il tema è di particolare rilievo per stati quali la Florida che vedono un costante afflusso di investitori stranieri sul mercato immobiliare.

Brevi cenni sul rogito immobiliare in USA

La compravendita di immobili è pratica seguita generalmente da avvocati civilisti che assicurano alle parti il rispetto delle scadenze e svolgono una funzione di coordinamento generale anche con mediatori e banche. Spesse volte lo studio legale funge anche da title agent, figura assimilabile a quella di un agente assicurativo, il quale emette una polizza a garanzia del pieno titolo di proprietà della parte venditrice.

Al rogito, cosiddetto closing, la parte venditrice firmerà, tra gli altri, il documento di trasferimento del titolo di proprietà (c.d. deed). Altresì l’acquirente dovrà eventualmente firmare i documenti relativi al prestito, tra cui l’atto costitutivo d’ipoteca.

Tali documenti, poiché richiedono la trascrizione presso le conservatorie della contea in cui si trova l’immobile, devono essere firmati dinnanzi ad un public notary[1] la cui funzione è unicamente quella di autenticazione della firma. La figura del public notary non ha infatti alcun ruolo nella redazione dell’atto di trasferimento ed è pertanto del tutto distinta da quella del notaio italiano.

Legislazione in materia di RON

Lo Stato della Virginia si è per primo dotato di legislazione in tema di RON, già nel 2012[2].

Nel 2018, la National Conference of Commissioners on Uniform State Laws ha promosso un emendamento al Revised Uniform Law on Notarial Actions (RULONA), modello di legge a cui 10 dei 26 stati che al momento hanno adottato disposizioni in tema di RON si sono ispirati[3].

Il 7 luglio 2019, lo stato della Florida adottava il sistema della RON nel Chapter 2019-71 delle Laws of Florida, a decorrere dal 1 gennaio 2020, e per gli atti testamentari, a decorrere dal 1 luglio 2020.

Nel corso della pandemia di COVID-19 che tuttora perdura negli Stati Uniti, altri stati, fra cui la Louisiana, New York e il New Jersey, si sono dotati di legislazione o decreti d’emergenza che autorizzavano l’autenticazione remota di scritture private quale ulteriore misura per ridurre i contatti sociali e contenere l’ulteriore diffusione del virus[4].

Il Senato federale sta inoltre attualmente vagliando una proposta di legge detta Securing and Enabling Commerce Using Remote Electronic Notarization Act (SECURE Act)[5] che è sostenuta da importanti associazioni di categoria nel settore immobiliare, fra cui mediatori e banche. Tale proposta di legge promuoverebbe a livello federale l’adozione della tecnologia RON, con degli standard minimi a cui i singoli stati potrebbero poi eventualmente aggiungere requisiti non in contrasto con il SECURE Act. La proposta di legge indica espressamente che le leggi statali ispirate al RULONA debbono considerarsi a tutti gli effetti conformi al SECURE Act e pertanto ne sono inalterate. Si noti che l’eventuale adozione a livello federale del sistema RON solleverebbe una serie di dubbi di legittimità costituzionale nell’alveo del sempre discusso riparto di competenze fra stati e governo federale, ma tali considerazioni esulano dallo scopo di questo breve articolo.

Un provvedimento federale in tema di RON, nell’opinione di chi scrive, avrebbe il merito di: (1) introdurre standard minimi comuni per la verifica dell’identità di chi firma il documento da autenticare; e (2) imporre anche ai privati, ovunque ubicati, il riconoscimento delle scritture private così autenticate[6].

Il riconoscimento da parte delle amministrazioni statali di un documento autenticato a distanza sulla base delle leggi di un altro stato, cui il progetto di SECURE Act dedica una sezione, dovrebbe invece essere conseguenza automatica della Full Faith and Credit Clause della Costituzione statunitense[7], che impone agli stati di riconoscere piena validità alle sentenze e agli atti di pubblici ufficiali di altri stati.

Nell’introdurre la possibilità dell’autenticazione a distanza dei documenti fra privati, il RULONA[8] e le leggi che ad esso si ispirano[9] si muovono sulle seguenti direttrici modificando la legislazione esistente in materia:

  • Uso di tecnologia di videoconferenza. Le piattaforme utilizzate devono permettere al public notary di vedere il soggetto firmante mentre firma il documento, confermandone l’identità prima della firma. Gli stati possono implementare forme di partecipazione alternative per soggetti non vedenti o non udenti;
  • Verifica dell’identità attraverso soggetto terzo. Oltre al classico invio della copia di un documento, il RULONA introduce il requisito dell’identity proofing effettuato da un soggetto terzo a supporto del public notary. In sostanza, il public notary deve avvalersi del supporto di almeno due sistemi per l’identificazione. Tali sistemi attualmente si avvalgono ad esempio di una serie di domande rivolte al soggetto firmante la cui risposta è verificabile su database pubblici o privati (knowledge-based authentication). L’affidabilità di tale metodologia, in un paese in cui il furto d’identità è un problema cronico, appare quantomeno dubbia nell’opinione di chi scrive. L’uso di tecnologie biometriche è contemplato quale possibile metodologia di autenticazione.
  • Uso della firma e del timbro elettronico. Il concetto di firma e timbro sono estesi anche alla firma e al timbro apposti in forma elettronica, nella Section 2(12) e 2(13);
  • Registrazione dell’autenticazione. Al fine di comprovare la validità dell’atto di autenticazione in caso di contestazioni future, il public notary deve registrare il video e l’audio dell’autenticazione e preservarne copia per un periodo che viene indicato in non meno di 10 anni.

Il RULONA prevede espressamente la possibilità che il soggetto firmante si trovi al di fuori degli Stati Uniti, a condizione che l’atto da firmare abbia rilevanza negli Stati Uniti, ad esempio nel caso in cui si riferisca all’alienazione di proprietà immobiliari negl Stati Uniti.

Lo stato della Florida, che ha adottato legislazione molto più dettagliata del RULONA in tema di verifica dell’identità[10], richiede che la sessione di videoconferenza e autenticazione avvenga su piattaforme che offrano servizi di autenticazione in osservanza delle leggi della Florida in materia (RON Service Providers).

In conclusione, l’eventuale introduzione del SECURE Act potrebbe fornire un’ulteriore accelerazione del RON quale metodo comunemente accettato per l’autenticazione a distanza di scritture private, eliminando di fatto l’obsoleto, e al momento pericoloso, requisito della presenza fisica. La sensazione è dunque che la pandemia abbia solamente accelerato un processo che era già ampiamente in moto e che, anche dopo la conclusione dell’attuale emergenza, è destinato a soppiantare del tutto il precedente requisito della presenza fisica per la conclusione di rogiti immobiliari.

 

[1] Fla. Stat. § 695.03.

[2] Va. Code § 47.1-6.1.

[3] Proposte di legge basate sul RULONA sono attualmente in discussione in 6 altri stati.

[4] Lo stato di New York ha tuttavia introdotto una forma più rudimentale di autenticazione a distanza, in cui il public notary attesta in videoconferenza l’apposizione della firma ad un documento. Copia del documento viene poi trasmesso al public notary che procede ad apporre il proprio timbro e ad inviare copia al soggetto firmante. Si veda EO 202.7.

[5] S. 3533, 116th Cong. (2020).

[6] Nel settore immobiliare perdurano forme di scetticismo sulla validità delle autenticazioni a distanza, ad esempio da parte di istituti di credito che finanziano un acquisto. In tal senso, i due giganti del credito immobiliare, Fannie Mae e Freddie Mac, che prima non accettavano documenti autenticati a distanza, hanno introdotto nel corso della pandemia condizioni sulla base delle quali inizieranno ad accettare tali documenti. Per approfondire, si veda ad esempio Fannie Mae, Lender Letter 2020-03.

[7] U.S. Const. art. 4, § 1.

[8] Per approfondire, si vedano la Section 14A e i commenti alla stessa.

[9] O progetti di legge, come il SECURE Act.

[10] Fla. Stat. Ch. 17 Part II.